Что такое актуализировать документ

Одно из основных требований обеспечения качества – это своевременная и ежегодная актуализация нормативных документов (стандартов), используемых на предприятии.

Актуализация стандартов – процесс поддержания стандартов в рабочем состоянии путем внесения в их экземпляры принятых в установленном порядке изменений, дополнений, поправок и информации о сроках их действия, ограничении, замене или отмене.
Согласно требованиям СТ РК 1.48-2010 «ГСТР РК Порядок внесения изменений в стандарты» , актуализация стандартов проводится:

  • на постоянной основе в соответствии с ИУС в течение семи рабочих дней с момента поступления ежемесячного ИУС;
  • один раз в год при выверке фондов стандартов – в срок не более одного месяца после получения годовых указателей: «Указатель нормативных документов по стандартизации Республики Казахстан» и «Указатель межгосударственных нормативных документов по стандартизации».

Стандарты, не прошедшие актуализацию, в работе организаций применять не допускается.

Постоянное проведение обновления имеющейся базы стандартов позволяет иметь в использовании актуальные документы и гарантировать соответствие выпускаемой продукции действующим нормам и требованиям, что является важнейшим условием поддержки и успешного развития бизнеса.

Специалист ПФ АО «НаЦЭкС» проведет для вас актуализацию имеющегося на предприятия фонда нормативных документов. Воспользовавшись нашим предложением, вам не придется тратить время на самостоятельные долгие поиски, всё, что надо сделать – это предоставить перечень стандартов для поддержания в актуальном состоянии и пополнения новыми поступлениями.

Главный специалист справочно-информационного фонда ПФ АО «НаЦЭкС»

Федорчук М.В. тел.+7(7182)604937,390688(вн.9029)

Понятным языком об актуализации

Наш мир полон всевозможных вещей, которые мы должны узнавать каждый день. Без этого никак, ведь узнавая что-то новое – человек развивается. И также происходит со всеми возможными сферами жизни человека. Это может быть мода, какой-то спорт, хобби. У всего есть своё развитие.

Однако, чтобы происходило развитие, человеку нужно полагаться на то, что данная сфера будет актуальна на данный момент.

А что же вообще значит слово “актуальность” и почему оно существует в 21 веке? Сейчас мы разберёмся.

Что такое актуализация

Сразу скажем о том, что актуализация – это такой термин, который позволяет вывести что-то на известность или широкое распространение.

Давайте приведём пример. Вы – красивая и стройная девушка. Вам нравятся шикарные платья, Вы согласны покупать их пачками, однако не все они Вам подходят. Таков Ваш вкус. И в этом случае нужно купить такое платье, которое подойдёт очень сильно.

Однако как понять, какое именно подойдёт? Можно увидеть его у других девушек. И чем больше у других это платье, тем больше оно актуально. Как только Вы приобретёте это платье, то Вы будете носить то, что модное.

А модное – это значит актуальное. И вообще актуализация подходит почти ко всему, что есть на свете. Даже путешествие. Множество русских туристов любит посещать Турцию, потому что именно там очень дружественная атмосфера и к людям относятся очень хорошо, помогая им отдохнуть, как они пожелают.

И так получается, что Турция является актуальной страной для посещения и отдыха в ней.

Опять-таки, мы повторяемся, что актуальность может применяться к чему угодно. Если представить, что что-то не актуальное, то люди сразу перестанут тянуться к этому. Им не будет это интересно, оно не будет привлекать.

Поэтому нужно, чтобы была возможность постоянно поддерживать это состояние для любого предмета. Даже в спорте можно сказать, что существует актуализация. Недавно прошедший Чемпионат Мира в России, в котором победила Франция.

Спросите, при чём здесь это? При том, что Франция является актуальным Чемпионом Мира. Таким образом, актуальность применяется в абсолютно любой сфере.

Читайте также:  Воронеж банк авангард режим работы

Также, актуализация очень востребована и в экономике. Без неё там никуда, иначе все возможные акции будут падать, терять актуальность, обесцениваться. Есть даже такое мнение, что можно говорить и про актуальность человека.

То есть, если он силён в какой-то из сфер, то со временем он может ослабнуть, что будет означать о потери его актуальности. Да, возможно это звучит обидно, однако это так и есть. Никто не знает, к чему может привести потеря актуальности.

Многие люди часто любят следить за какими-то трендами для того, чтобы оставаться “в теме”. Это правильно, это даёт им возможность оказаться в актуальном обществе, которое активно развивается во всех направлениях, не зацикливаясь на чём-то одном долгое время.

Мы можем приводить множество примеров, которые позволяют понять, что же такое актуализация, однако уже достаточно примеров было приведено.

Помните о том, что никто не знает, в какой момент то или иное событие может потерять актуальность. Может быть так, что сегодня весь мир молится на какое-то событие, к примеру – Показ моды в Италии. Однако, погодные условия могут изменить всё и сразу.

Либо люди потеряют интерес, что приведёт к потере актуальности этого события. Либо люди наоборот, начнут ещё больше интересоваться этой темой. Интрига тоже помогает приобрести актуальность очень быстро и качественно. Верьте только тому, во что сами желаете верить, чтобы в дальнейшем у Вас не возникало никаких проблем.

На этом наша статья подошла к своему логическому завершению. Нам удалось объяснить Вам, что же такое актуализация и также привели для Вас множество примеров. Мы считаем, что Вы всё-таки смогли разобраться, что же это такое.

В дальнейшем у Вас вряд ли будут возникать такие вопросы, что же значит эта актуализация. Мы желаем Вам, чтобы ничего в Вашей жизни не теряло актуальность, ведь это крайне неприятно. Есть такие вещи, которые навсегда должны остаться в наших сердцах, а если они обесцениваются со временем, то они становятся ненужными никому.

Так что, без актуализации в наше время никуда. И да, актуальность почти всегда зависит от людей и аудитории, которая следит за этим событием. У людей есть такое свойство – им через время может надоесть что угодно. Даже сериал, который они были готовы смотреть день и ночь, только лишь бы видеть главного героя в своём мониторе.

Также происходит с людьми, когда они взрослеют и актуальность компьютерных игр и кукол теряется, потому что это больше не интересно для организма и развития.

Спасибо за то, что дочитали нашу статью до конца и надеемся, что она оказалась полезной для Вас, ведь даже эта статья со временем может утерять свою актуальность. Уж таковы правила этого мира.

Причинами внесения изменений в документы могут быть следующие:

изменение условий выполнения регламентированной документом работы;

Читайте также:  Бинбанк реестр банковских гарантий

изменение требований к выполнению работы;

решения начальника Департамента;

предложения начальников отделений, сотрудников и исполнителей;

любые другие обоснованные случаи.

Решение о необходимости внесения изменений в документ принимает начальник департамента.

Ответственным за разработку изменений к документу является начальник ОСЗН. При необходимости, разработка изменений может быть поручена другим исполнителям.

Изменение документов осуществляются посредством:

издания новой версии документа, если изменений более 3-х или они затрагивают принципиальные требования, изложенные в документе;

замены отдельных положений документа, изъятием их, внесением и уточнением отдельных пунктов (с заменой листов/страниц), если изменений не более 3-х, и они не носят принципиального характера.

При издании новой версии документа вносятся изменения и изменяется год издания документа.

Порядок разработки, согласования изменений к документам аналогичен порядку разработки и согласования самих документов. Утверждает изменения начальник ОСЗН. Датой введения изменений в действие является дата их утверждения.

При введении изменений в учтенных экземплярах документа производится корректировка согласно изменениям, а в листе регистрации изменений этого документа производится отметка о внесенных изменениях.

Замененные листы копий документов уничтожаются.

Заменённый документ (устаревшая версия) хранится в кабинете у начальника ОСЗН.

Начальник ОСЗН осуществляет контроль за:

внесением изменений во все учтенные копии документа;

регистрацией изменений в листе регистрации изменений;

ознакомлением всех заинтересованных лиц с изменением к документу.

Анализ со стороны руководства

Начальник ОСЗН составляет:

планы работы отдела (ежемесячный, квартальный, годовой)

отчеты о работе отдела (ежемесячные, годовые)

План работы отдела — это организационный документ постоянного действия. Он регламентирует на определенный период времени не только выполнение мероприятий, но и определяет ответственность работников отдела за осуществление ими функциональных обязанностей в соответствии с этими мероприятиями.

Деятельность отдела осуществляется в соответствии с перспективными (на год) и текущими (на квартал) планами работы, которые разрабатываются в целях лучшей организации и дальнейшего развития социальной защиты населения района.

Перспективный план работы утверждается руководителем Департамента Социальной Защиты Населения. Для подготовки проекта перспективного плана работы инспекторы отдела представляют предложения начальнику отдела в соответствии с их функциональными обязанностями за 20 дней до начала следующего года. С учетом полученных от специалистов предложений начальник отдела в течение 10 дней разрабатывает и за 7 дней до начала следующего календарного года передает руководителю департамента, проект перспективного плана на рассмотрение. При отсутствии замечаний руководитель департамента утверждает план. План работы отдела на квартал разрабатывается на основе и в соответствии с перспективным планом работы отдела и утверждается руководителем департамента не позднее 25 числа последнего месяца текущего квартала.

Начальник отдела несет Персональную ответственность за своевременное представление предложений по проекту перспективного и текущего планов.

Перспективный и текущий планы работы отдела включают в себя разделы по направлениям деятельности в соответствии с задачами, возложенными на отдел: реализация государственной политики по социальной защите семьи, женщин и детей, ветеранов, инвалидов, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей, организация социального обслуживания населения, и другие.

Каждый раздел планов включает в себя: название вопроса (мероприятия), дату рассмотрения (проведения), ответственных исполнителей. План составляется по установленной Департаментом форме.

В план могут включаться следующие разделы:

вопросы для рассмотрения у главы администрации города;

вопросы для рассмотрения на коллегии администрации города;

Читайте также:  Банк возрождение пушкино часы работы

работа с кадрами, проведение семинаров и совещаний;

работа с письменными и устными обращениями граждан;

взаимодействие с фондами, общественными, благотворительными и другими организациями, средствами массовой информации.

Планы, программы, сценарии проводимых массовых мероприятий утверждаются руководителем департамента. Список лиц, приглашенных на эти мероприятия, также согласовывается с ним. Срок представления материалов по запланированному мероприятию — за 7 дней до даты проведения.

В отчетах о работе приводится следующая информация:

Общее количество получателей мер социальной поддержки и социальных услуг

Сколько социальных паспортов было оформлено

Количество получателей льгот, едв, субсидий, пособий, компенсационных выплат, единовременных денежных выплат

Количество граждан оказавшимся в трудной ситуации которым предназначена материальная

С целью оценки эффективности действующей системы социальной поддержки населения проводится мониторинг уровня бедности семей, который включает информацию о том, сколько обратилось в отдел семей со среднедушевым доходом ниже величины прожиточного минимума и какое количество семей стало после назначения всех выплат и льгот.

В заключительной части отчета приводятся предпринятые действия по результатам анализа. С целью повышения качества обслуживания посетителей два раза в месяц проводится учеба со специалистами отделений по изучению новых нормативных документов, по рассмотрению ошибок, выявленных в результате проводящихся проверок, по разъяснению порядка расчета субсидий и льгот и умению специалистами отделения приема объяснить посетителю суммы начисленных выплат, и другим вопросам.

В отделении назначения и учета социальных выплат сформированы 12 участков в зависимости от места жительства заявителей. Инспектор на участке назначает все виды социальных пособий согласно поступившему заявлению.

В целях контроля правильности назначения выплат каждым инспектором ведутся журналы по всем видам выплат, где фиксируется каждая сумма текущей выплаты и сумма доплат за прошлое время. Ведущий инспектор, проверяющий назначение мер соцподдержки, также ведет контроль записей в журнале и ставит свою подпись.

В обязательном порядке производится проверка на соответствие неоплаченных сумм согласно отчетам, сформированным на выплатном участке, с отчетами, предоставленными ФГУП «Почта России».

Ведется сверка базы данных «Адресная социальная помощь» с базой данных загса на наличие умерших среди получателей ЕДВ; сверка краевого регистра с федеральным на выявление граждан, состоящих на учете в обоих регистрах; сверка пенсионной базы данных с базой краевого регистра на выявление получателей ЕДВ, которым прекращена выплата пенсии; сверка получателей ЕДВ краевого регистра за текущий месяц с получателями ЕДВ за прошлый месяц; сверка получателей детских пособий до 1,5 лет с программой «Логический контроль» Фонда социального страхования и электронными списками получателей пособия по безработице из центра занятости.

Совместно со специалистами Почтамта проводятся совместные проверки почтовых отделений, осуществляющих выдачу денежных средств гражданам.

Отчет о работе отдела подписывается начальником ОСЗН,копия отчета отправляется в Департамент социальной защиты населения. Форма отчета представлена в альбоме форм документов (Приложение А).

В целях повышения исполнительской дисциплины, улучшения качества работы отдела и обслуживания граждан, усиления контроля за своевременным назначением социальных выплат и предоставлением мер социальной поддержки населению Первореченского района, начальником ОСЗН разработан приказ о совершенствовании работы отдела.